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Fiche mise à jour le ven 21/02/2020 - 17:54

Gestion des déplacements en mission, de l’expression du besoin jusqu’à sa mise en paiement.
Les déplacements des personnels de l’Université ou des invités en mission sont encadrés par des règles et des procédures précises. Une mission se décline en trois phases : la préparation, l’exécution et la liquidation.
 

  • Process

    Préparation de la mission par le gestionnaire financier de l’Unité

    • Effectuer la demande de mission et s’informer sur les règles et le montant de la prise en charge (1)
    • Demander si nécessaire une autorisation de déplacement à l’étranger. L’avis du fonctionnaire sécurité/défense est requis pour les destinations à risque
    • Le cas échéant (notamment pour une première mission), le gestionnaire sera amené à faire une demande de création du profil missionnaire dans l’application dans SIFAC.
    • Demander si besoin une autorisation d’utiliser un véhicule personnel.
    • Après la création de la mission sur SIFAC par le gestionnaire, le missionnaire signe l’ordre de mission
    • L’ordonnateur, en signant l’ordre de mission, autorise le déplacement. (2)
    • Le cas échéant, demander la réservation du transport et/ou de l’hébergement 
      - Marché transport : Travel planet : amu@travelplanet.fr
      - Marché hébergement : Rydoo (anciennement IAlbatro : https://amu.ialbatros.com

    (1) Le régime commun de remboursement  est le « réel plafonné » (plafond réglementaire ou voté). En France, les repas sont remboursés forfaitairement.

    (2) Le missionnaire, en signant l’ordre de mission, confirme avoir pris connaissance des frais qui seront pris en charge.

    Exécution de la mission par le missionnaire

    Collecter les pièces justificatives tout au long de la mission. 

    Liquidation de la mission par le gestionnaire financier

    • Récupérer les pièces justificatives dès le retour de mission ;
    • Faire signer l’état liquidatif créé au missionnaire et à l’ordonnateur
    • Transmettre l’ordre de mission et l’état liquidatif à l’agence comptable, pour la mise en paiement : 
      Agence comptable Pôle facturier
      Case 1 Service Facturier Recherche
      3, Place Victor Hugo - 13331 Marseille Cedex 03
  • Les interlocuteurs

    L’ordonnateur autorise la mission, le déplacement à l’étranger et valide l’état liquidatif.

    • DRH de Campus

      La DRH de Campus, pour les autorisations de déplacement à l’étranger, y compris dans les pays à risques 

    • Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels

      Le Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels (SUMPP) pour les vaccins 

    • DAF

      La DAF, en lien avec le gestionnaire financier de l’Unité, pour : 

      • créer le missionnaire dans l’outil SIFAC ;
      • selon le type de gestionnaire financier, effectuer la prise en charge de la mission sur SIFAC, le suivi et l’accompagnement
      • Voir votre gestionnaire de l’Unité pour accéder à l’espace ENT « sifac helpdesk » (ENT / Finances / Assistance SIFAC / DAF Campus de rattachement) 
    • Agence Comptable

      L’Agence Comptable (AC), en lien avec le gestionnaire financier, pour la prise en charge, puis le paiement de la mission : 

      • Contacts prise en charge : Pôle facturier - Service facturier Dépenses recherche - bureau dépenses recherche
      • Contacts paiements : Pôle comptabilité - Service comptabilité clients/ fournisseurs - bureau comptabilité clients/fournisseurs 

    Le gestionnaire financier dans l’Unité est l’interlocuteur du missionnaire et fait le lien avec la DRH, la DAF et l’AC. Il a un rôle de conseil auprès des missionnaires

  • Les points de vigilance :

    Ce qu’il faut faire

    •  Anticiper la création de la mission. Pour assurer la couverture juridique du missionnaire et pour réserver les crédits, l’ordre de mission doit être fait avant le départ. 
    •  Un étudiant ne peut effectuer un déplacement dans le cadre d’une mission que dans des cas particuliers bien précis. Une note de la DAJI est disponible sur ce point. 
    • Être particulièrement vigilant pour les déplacements dans les pays à risque.
    • S’inscrire sur ARIANE
    • Se rapprocher du service de médecine préventive d’AMU.
    • S’informer sur les différentes autorisations nécessaires et le montant de prise en charge des frais auquel on a droit. Par ailleurs, quelques cas particuliers entraînent des variations sur les plafonds de remboursement : CNU, expert invité, autorisation du Président...
    • Passer obligatoirement par les marchés d’AMU pour le transport et l’hébergement. Penser à activer l’option assurance rapatriement pour les réservations de transport pour l’étranger. 
    • Aucun remboursement de péage, parking ou forfait kilométrique ne peut être pris en charge si le missionnaire n’a pas obtenu l’autorisation d’utiliser son véhicule personnel. 
    •  Tous les remboursements sont effectués sur justificatif, au réel plafonné (plafond réglementaire ou voté). En France, les repas sont soumis à un forfait.

    Ce qu’il ne faut pas faire

    • Créer la mission après le départ en mission.
    • Autoriser une mission à un étudiant sans avoir la certitude qu’il puisse en bénéficier.
    • Effectuer une mission à l’étranger sans avoir l’autorisation de déplacement à l’étranger.
    • Partir à l’étranger sans s’être informé sur les risques sanitaires et les vaccins nécessaires.
    • Partir sans connaître les autorisations nécessaires et les règles de prise en charge.
    • Réserver le transport et l’hébergement hors marché.
    • Utiliser son véhicule personnel sans avoir obtenu l’autorisation au préalable.
    • En dehors du forfait repas en France, demander un remboursement sans justificatif.