Les déplacements professionnels des personnels de l’Université ou des invités sont encadrés par des règles et des procédures précises. Un déplacement professionnel se décline en trois phases : la préparation, l’exécution et la liquidation.
Le terme de "mission" est couramment utilisé pour parler des déplacements professionnels.
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Process
Préparation de la mission par le gestionnaire financier de l’Unité
- Le missionnaire effectue sa demande de mission
- Le gestionnaire financier de l'unité informe le missionnaire des règles et du montant de la prise en charge (1)
- Le missionnaire demande, si nécessaire, une autorisation de déplacement à l’étranger. L’avis du fonctionnaire sécurité/défense est requis pour les destinations à risque
- Le cas échéant (notamment pour une première mission), le gestionnaire sera amené à faire une demande de création de matricule dans l’application SIFAC
- Le missionnaire demande, si nécessaire, l'autorisation d’utiliser son véhicule personnel
- Après la création de la mission dans SIFAC par le gestionnaire, le missionnaire signe l’ordre de mission (2)
- L’ordonnateur signe également l’ordre de mission qui vaut autorisation d'absence et de déplacement
- Le cas échéant, le gestionnaire effectue la réservation du transport et/ou de l'hébergement dans le portail FCM / Rydoo.
(1) Le régime commun de remboursement est le « réel plafonné » (plafond réglementaire ou voté). En France, les repas sont remboursés forfaitairement.
(2) Le missionnaire, en signant l’ordre de mission, confirme avoir pris connaissance des frais qui seront pris en charge.
Exécution de la mission par le missionnaire
Le missionnaire conserve l'ensemble des pièces justificatives tout au long de sa mission
Liquidation de la mission par le gestionnaire financier
- Le gestionnaire récupère les pièces justificatives dès le retour du missionnaire
- Il créé et fait signer l'état liquidatif au missionnaire et à l'ordonnateur
- Il transmet l'ordre de mission et l'état liquidatif à l'agence comptable via L'ENT, pour la mise en paiement : Aide en ligne, Télé-demandes - Service Agence comptable - Pôle Facturier - Dépenses - Missions Etats liquidatifs
Les interlocuteurs
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DRH de Campus
La DRH de Campus, pour les autorisations de déplacement à l’étranger, y compris dans les pays à risques
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Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels
Le Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels (SUMPP) pour les vaccins
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DAF
La DAF, en lien avec le gestionnaire financier de l’Unité, pour :
- créer le missionnaire dans l’outil SIFAC ;
- selon le type de gestionnaire financier, effectuer la prise en charge de la mission sur SIFAC, le suivi et l’accompagnement
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Agence Comptable
L’Agence Comptable (AC), en lien avec le gestionnaire financier, pour la prise en charge, puis le paiement de la mission :
- Contacts prise en charge : Pôle facturier - Service facturier Dépenses recherche - bureau dépenses recherche
- Contacts paiements : Pôle comptabilité - Service comptabilité clients/ fournisseurs - bureau comptabilité clients/fournisseurs
Le gestionnaire financier dans l’Unité est l’interlocuteur du missionnaire et fait le lien avec la DRH, la DAF et l’AC. Il a un rôle de conseil auprès des missionnaires
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Les points de vigilance :
Ce qu’il faut faire
- Anticiper la création de la mission. Pour assurer la couverture juridique du missionnaire et pour réserver les crédits, l’ordre de mission doit être fait avant le départ.
- Un étudiant ne peut effectuer un déplacement dans le cadre d’une mission que dans des cas particuliers bien précis. Une note de la DAJI est disponible sur ce point (AU-DAJI-1052).
- Être particulièrement vigilant pour les déplacements dans les pays à risque.
- S’inscrire sur ARIANE
- Se rapprocher du service de médecine préventive d’AMU.
- S’informer sur les différentes autorisations nécessaires et le montant de prise en charge des frais auquel on a droit. Par ailleurs, quelques cas particuliers entraînent des variations sur les plafonds de remboursement : CNU, expert invité, autorisation du Président...
- Passer obligatoirement par les marchés d’AMU pour le transport et l’hébergement. Penser à activer l’option assurance rapatriement pour les réservations de transport pour l’étranger.
- Aucun remboursement de péage, parking ou forfait kilométrique ne peut être pris en charge si le missionnaire n’a pas obtenu l’autorisation d’utiliser son véhicule personnel.
- Tous les remboursements sont effectués sur justificatif, au réel plafonné (plafond réglementaire ou voté). En France, les repas sont soumis à un forfait.
Ce qu’il ne faut pas faire
- Créer la mission après le départ en mission.
- Autoriser une mission à un étudiant sans avoir la certitude qu’il puisse en bénéficier.
- Effectuer une mission à l’étranger sans avoir l’autorisation de déplacement à l’étranger.
- Partir à l’étranger sans s’être informé sur les risques sanitaires et les vaccins nécessaires.
- Partir sans connaître les autorisations nécessaires et les règles de prise en charge.
- Réserver le transport et l’hébergement hors marché.
- Utiliser son véhicule personnel sans avoir obtenu l’autorisation au préalable.
- En dehors du forfait repas en France, demander un remboursement sans justificatif.
