Politique de recrutement ouvert, transparent et basé sur le mérite au sein d'Aix-Marseille Université-OTMR

Aix-Marseille Université (AMU) a obtenu le 29 avril 2021 la labellisation « HR excellence in research » - HRS4R Label - après s'être réengagée officiellement dans cette démarche en février 2020.

Par souci d’excellence dans les domaines de recherche, pour garantir que la meilleure personne soit recrutée, pour rendre plus attractives les carrières des chercheurs et chercheuses et favoriser leur mobilité, Aix-Marseille Université (AMU) a déployé une politique de recrutement ouvert, transparent et basé sur le mérite.

Cette mise en œuvre se traduit notamment par la mise à disposition d’un Guide complet dédié à la recherche (Guide de la recherche). Afin d’assurer une meilleure formalisation dans les recrutements ainsi qu’une meilleure diffusion des offres à l’échelle européenne, notamment par une meilleure accessibilité, ce guide fournit entre autres des modèles de fiches de postes, des éléments juridiques et des bonnes pratiques à l’attention des recruteurs et recruteuses mais également de la nécessité de diffuser l’ensemble de ses offres sur la plateforme Euraxess via des fiches de postes en anglais et français.

Les étapes du processus de recrutement décrites dans le document et le guide associé sont les suivantes :

• Phase de définition du profil de poste
• Phase de publicité et d’information
• Phase de sélection et de recrutement
• Phase de nomination/d’annonce de la rétention de la candidature
• Phase d’évaluation du processus de recrutement

Cette politique s’applique au recrutement de l’ensemble des chercheuses, chercheurs, enseignantes, enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs permanents, (désignés dans le document par le terme générique « chercheur »).

Il convient de préciser que les modalités décrites dans le présent guide s’appliquent au recrutement initial mais également aux renouvellements afin de permettre à AMU de les accompagner dans leurs évolutions (les doctorants sur contrats de recherche type ANR sont inclus dans le dispositif).

Sont hors du dispositif les recrutements dans le cadre des projets individuels portés par des lauréats identifiés lors de la soumission des candidatures à des appels à projets (ex. : recrutements des lauréats des projets Marie Sklodowska-Curie Individual Fellowships, recrutements des Project  Investigators des projets du Conseil européen de la recherche «ERC », projets ACCESS ERC de l’ANR recrutements des lauréats aux appels à projets des associations caritatives telles que l’ARC, l’ANRS ou de la DGA, etc.). Sont par ailleurs bien inclus dans le dispositif le recrutement des personnels via les financements ERC par exemple.

Afin d’assurer l’homogénéité et la lisibilité des offres d’emplois diffusées, les différentes structures d’AMU s’engagent à renseigner à minima (CF. modèle fiche de poste) :

• La mission ;
• L’environnement professionnel (contexte scientifique, composition de l’équipe, interactions, etc.) ;
• Source du financement et titre du projet de recherche dans le cadre duquel s’inscrit le recrutement (le cas échéant)
• Les activités du poste ;
• Les compétences attendues (savoir-faire et savoir être) ;
• Le niveau de recrutement et de diplôme requis ;
• Le lieu d’affectation ;
• La date de prise de fonction et la durée du contrat ;
• La rémunération en brut (fourchette) selon expériences ;
• Les contraintes du poste (p.ex. : déplacements...) ;
• La procédure pour se porter candidate,candidat (dépôt du C.V. et de la lettre de motivation sur l’espace de candidature du Portail Emploi, et / ou tout autres éléments qui devrait être portés à la connaissance du candidate,candidat comme les modalités d’entretien par visioconférence, l’impossibilité de communication avec les candidate,candidat suite à la clôture, …).

 

Pour permettre à AMU une ouverture internationale et favoriser les candidatures des chercheurs étrangers, les offres d’emploi doivent être rédigées et publiées en versions française et anglaise.

Par ailleurs, les rédacteurs veilleront à ne pas rédiger un descriptif qui par son degré de spécialisation et d’exigence serait susceptible de décourager des candidates ou candidats recevables.

Enfin, AMU est engagé dans une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), et dans ce cadre initie un travail sur la population des chercheurs (tel que définit dans ce document) pour mieux identifier les compétences (disciplinaires et transversales) dont l’université a besoin maintenant et dans les années à venir. Cette GPEC est aussi en lien avec la démarche de réflexion prospective sur les grandes évolutions scientifiques à anticiper à l’horizon 2040, portée par l’Université. Pouvoir qualifier de manière plus pertinente les notions de compétences nécessaires permettra de fait une visibilté plus forte aux postes ouverts par AMU. 

Afin de garantir une égalité des chances, la diffusion des postes vacants doit obligatoirement se faire sur les sites suivants : 

• Site interne des laboratoires
• Site de recrutement d’AMU
• Portail Euraxess Jobs

 

Il est laissé la possibilité de diffuser en sus sur des plateformes connexes, type « Association Bernard Gregory (ABG), Science Carrer … » les offres d’emplois.

Les publications de postes doivent être effectuées à minima 3 semaines[1] avant la date de début du processus de sélection afin de permettre aux candidates et candidats de déposer leur dossier.

Par ailleurs, ces derniers doivent recevoir un accusé de réception de leur candidature et sont informés des pièces manquantes et/ou grandes étapes du processus (acceptation/refus des candidatures notamment).

 

[1] Loi (Décret de 2018) stipule que les emplois vacants permanents au sein des administrations publiques doivent faire l'objet sans délai, d'une publicité dans les plateformes dédiées.

Cette obligation de publicité s'applique également aux emplois pourvus par contrat pour une durée supérieure ou égale à un an. Sauf urgence, la durée de publication de l'avis de vacance sur les espaces dédiés commun ne peut être inférieure à un mois.

[1] Loi (Décret de 2018) stipule que les emplois vacants permanents au sein des administrations publiques doivent faire l'objet sans délai, d'une publicité dans les plateformes dédiées.

Cette obligation de publicité s'applique également aux emplois pourvus par contrat pour une durée supérieure ou égale à un an. Sauf urgence, la durée de publication de l'avis de vacance sur les espaces dédiés commun ne peut être inférieure à un mois.

La sélection des candidatures est réalisée à minima en deux étapes :

• L’étude du dossier : le dossier, composé d’au moins un C.V. et une lettre de motivation, permet aux acteurs du recrutement de déterminer les candidates,candidats ayant, à partir des informations fournies, les compétences requises pour occuper le poste à pourvoir. Ces candidates,candidats sont alors retenus pour un entretien de sélection ;

• L’entretien de sélection : l’entretien permet aux acteurs du recrutement de vérifier la motivation, la compréhension de l’environnement et les compétences des candidates,candidats par rapport aux attendus du poste et de sélectionner le meilleur candidate,candidat pour le profil du poste. 

Toute évaluation de dossier de candidature sera réalisée dans le respect des engagements de l’établissement dans le domaine[1] :

• Reconnaitre la diversité des contributions et des carrières dans la recherche en fonction des besoins et de la nature de la recherche ;
• Fonder l'évaluation de la recherche principalement sur une évaluation qualitative pour laquelle l'examen par les pairs est essentiel, soutenu par une utilisation responsable d'indicateurs quantitatifs ;
• Abandonner les utilisations inappropriées dans l'évaluation de la recherche des métriques basées sur les revues et les publications, en particulier les utilisations inappropriées du Journal Impact Factor (JIF) et de l'indice h ;
• Éviter d'utiliser les classements des organismes de recherche dans l'évaluation de la recherche.

 

Le processus de sélection doit, en conséquence, prendre en considération la totalité de l’expérience acquise par les candidates et candidats, en s’appuyant sur l’évaluation de la qualité de leur parcours scientifique (dans ce domaine, les indicateurs bibliométriques seront utilisés de façon responsable en restant un appui pour les experts, mais n’ayant pas vocation à se substituer à eux), mais aussi en tenant compte d’autres facteurs (diversité du parcours professionnel, incluant des activités telles que l’enseignement, la supervision de thèse, la responsabilité ou direction de structures, de projets ou d’équipes, les activités de transfert de connaissance ou de médiation scientifique…).

Les entretiens de recrutement qui ne sont pas effectués par des comités de sélection devront se réaliser à minima par deux personnes afin de renforcer la transparence et la qualité du recrutement.

AMU propose dans ce cadre un accompagnement des recruteurs pour leur donner tous les repères et pratiques du process de recrutement.

La personne en charge de l’entretien devra tracer les entretiens ainsi que les résultats de ces derniers afin d’informer l’ensembles des personnes sur la suite à donner de leurs candidatures. 

AMU a une attention particulière quant à la promotion de la diversité, l’égalité et l’inclusion au sein de ses communautés.

Aucune discrimination fondée sur le sexe, l'âge, l'origine ethnique, nationale ou sociale, la couleur de peau, la religion ou la croyance, l'orientation sexuelle, l’identité de genre, la langue maternelle, le handicap, l'opinion politique, la situation sociale ou économique ne doit affecter le recrutement d’une candidate ou d’un candidat. De facto, les fiches de retour d’entretien ne doivent pas faire mention de ces éléments.

Une attention particulière doit de surcroît être portée à l’égalité de traitement entre les candidates,candidats au moment du recrutement et aux étapes ultérieures de la carrière, sans prévaloir sur les critères de qualité et de compétence, afin de viser un équilibre représentatif entre les genres à tous les niveaux de l’Université.

Pour cela, un dispositif de sensibilisation systématique aux biais cognitifs de sélection basé sur les résultats de la recherche en sciences cognitives et fondé sur un protocole précis standardisé et très encadré (avec indicateurs de participation anonyme) est proposé aux parties prenantes des processus de recrutement. Une évaluation et un suivi de ce protocole est réalisé annuellement depuis 2020.

Des statistiques sont produites par les comités et les organes de recrutement à chaque étape de celui-ci : présélection, choix des candidates et candidats auditionnés, choix des candidates et candidats classés. Cette communication facilitera les échanges et permettra de rendre un avis éclairé.

 

[2] amU est signataire CoARA (www.coara.eu) depuis novembre 2022

La politique OTMR AMU