Étapes clés administratives relatives au renouvellement ou à l’évolution d’une unité (fermeture, fusion, création) au titre du contrat d’établissement.
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Evaluation des Unités de recherche
Les unités de recherche labellisées AMU sont soumises à une évaluation quinquennale par le Haut Conseil de l’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur (HCERES).
L’évaluation a pour premier objectif d’aider les Unités de recherche à caractériser leur potentiel et à préciser leur position dans leur environnement régional, national et international, au regard de leurs missions et en conformité avec les objectifs de la stratégie de l’Établissement ou des organismes de rattachement. Cette évaluation met aussi à disposition des instances des établissements des informations à partir desquelles elles peuvent fonder leur action de pilotage.
Les unités peuvent faire l’objet d’évolutions (fermeture, restructuration, fusion) ou être renouvelées à l’identique en cohérence avec la stratégie et le contexte de politique scientifique de leurs tutelles. Dans le cadre de la préparation d’un contrat d’établissement, il est donc possible de créer de nouvelles Unités de recherche ou d’en fermer certaines.
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Création d’une Unité de recherche
Les unités sont créées au début du contrat d’établissement de l’université, pour une durée de 5 ans.
La création peut être issue d’une fusion d’Unités, de l’éclatement d’une Unité ou d’un projet de création ex-nihilo. Ce sera au moment de la campagne d’évaluation que les demandes pourront être formulées après validation des tutelles.En cours de contrat d’établissement, la création d’une nouvelle structure de recherche ou sa fermeture est exceptionnelle.
Les négociations s’opèrent au niveau de la gouvernance, en amont de l’évaluation par le HCERES et en concertation avec les autres tutelles de l’unité.
Renouvellement, évolution ou fermeture d’une Unité de recherche
Le renouvellement, l’évolution ou la suppression d’une unité de recherche sont décidés par la ou les tutelle(s) puis validés par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR) qui s’appuie sur le rapport d’évaluation quinquennal du HCERES. Le Directeur d’unité prépare le dossier, soumis à évaluation, en concertation avec les membres de l’unité et son Conseil. Il est ensuite tenu d’informer ses personnels dès connaissance de la décision de restructuration ou de fermeture. Lorsque l’Unité ferme, son directeur doit effectuer un certain nombre de démarches qui concernent le personnel de la structure ainsi que la protection des biens et de l’environnement (voir points de vigilance).
En cas de fermeture ou de déménagement d’Unité
Lors d’une fermeture ou d’une restructuration avec déménagement, le Directeur d’unité doit veiller à assurer un certain nombre de démarches concernant la protection des biens et de l’environnement, notamment :
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Matériels scientifiques, équipements de laboratoires
Établir la liste des matériels à transférer avec les équipes, la liste des équipements à proposer à d’autres unités de recherche et ceux à éliminer. En cas de déménagement, il convient aussi d’anticiper l’estimation des besoins en locaux en relation avec l’UFR (besoin en surfaces et aménagements spécifiques à prévoir : salle pour rayonnement ionisant, animalerie...). -
Prévoir les déménagements
Établir un devis pour le déménagement des matériels qui seront répartis dans les différentes équipes afin de budgétiser ces opérations. -
Prévoir le tri et le classement
Prévoir le tri et le classement des archives (papier) et des cahiers de laboratoire. Les documents doivent rester disponibles et lisibles pendant la durée légale de conservation. L’archivage et la protection des données et documents (cahiers de laboratoire…) est à prévoir en s’appuyant sur les procédures de Transfert d’archives définitives - PR-DAJI-124 et de Déménagement d’archives - PR-DAJI-126 -
Prévoir la résiliation de contrats annuels
fluides, maintenances, téléphonie… -
Produits chimiques, biologiques et radioactifs
Anticiper le tri des produits (biologiques, chimiques, radioactifs) afin d’envisager l’élimination de certains d’entre eux et de prévoir le budget nécessaire à leur élimination. Il convient de se rapprocher de la Direction Hygiène Sécurité et Environnement (DHSE) pour toute question sur l’évacuation des déchets et produits (bouteilles de gaz, matériels biologiques...). -
Autorisations / Agréments
Entreprendre les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes pour le transfert ou la clôture des autorisations et/ou agréments : autorisation ASN, ANSM...
Avant la restitution finale des locaux, un contrôle contradictoire sera réalisé avec les services de l’établissement hébergeur afin de vérifier que l’élimination du matériel et des déchets aura été correctement réalisée. Les locaux doivent être restitués vides et propres.
Attention : un état des lieux est fait conjointement avec la Direction Hygiène Sécurité et Environnement (DHSE).
Les étapes clés de la vie d’une Unité
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Cycle des étapes de la vie d'une Unité-
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1.Projet de création ou de renouvellement d’une Unité
2.Validation du projet par les instances d’AMU et des autres tutelles de l’Unité (universités et organismes de rechercdhe) le cas échéant
3.Dépôt du dossier d’évaluation de l’Unité portant sur le bilan d’activité du contrat précédent et la demande de création ou de renouvellement de l’Unité de recherche sur l’application mise en place par le MESR et le HCERES
4.Evaluation du projet par le HCERES : constitution des comités d’experts, visites
sur site/ analyses sur dossier, rédaction et publication du rapport d’évaluation)
5.Décision des tutelles sur l’avenir de l’Unité : création, renouvellement ou fermeture
6.Validation du MESR sur l’avenir de l’Unité
7.Pour les UMR, Convention cadre de collaboration entre l’université et chaque cotutelle + convention spécifique de l’UMR entre AMU et la/les cotutelles de l’Unité pour 5 ans
