La Direction de la Recherche et de la Valorisation d’AMU assiste les Unités dans le montage de colloques scientifiques.
Un colloque doit être entendu comme une rencontre entre scientifiques et ayant pour objet la diffusion de résultats de travaux de recherche ou plus généralement l’échange d’informations sur des thèmes déterminés.
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Les interlocuteurs
- DRV Campus : le point d’entrée pour les demandes de financement internes et externes, la négociation des contrats connexes aux colloques et la coordination de tous les actes administratifs nécessaires à la réalisation du colloque, à l’aide du KIT colloque. Elle est aussi l’interface des gestionnaires des Unités pour le paiement en ligne des droits d’inscription des participants dans l’application Azur Colloque (gestion des inscriptions payantes).
- DAF pôle recherche : ouverture des crédits, saisie des recettes de subventions et justification des dépenses auprès des différents organismes financeurs (collectivités locales notamment).
- Agence comptable : encaissement des recettes générées par le colloque (puis rapprochement des factures de vente émises par la DAF portant la ligne budgétaire du colloque).
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Quelles sont les étapes majeures ?
Le porteur du projet en liaison avec le responsable administratif/ gestionnaire de l’Unité contacte la DRV de Campus pour la mise en place :
- des dossiers de demande de subvention (FIR Colloques, Collectivités territoriales) ;
- des conventions de sponsoring, de partenariat, de soustraitance.
Trois mois minimum avant la tenue du colloque
Le responsable administratif/gestionnaire de l’Unité complète l’ensemble des formulaires du kit colloque et les transmet à la DRV de campus qui en tant que guichet unique centralise les données et gère leur transmission aux directions centrales concernées (Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles – Direction des Affaires Financières –Direction de la Commande Publique). Cette étape est indispensable et préalable à l’ouverture des crédits par la DAF à hauteur de 80% du budget prévisionnel.
8 jours au moins avant la date souhaitée d’ouverture du paiement des inscriptions en ligne
Le responsable administratif/gestionnaire de l’Unité demande à la DRV de campus l’ouverture des droits dans l’application Azur Colloque.
Pendant le colloque, le gestionnaire de l’Unité
- Réalise les dépenses liées au colloque
- Demande l’ouverture des 20% restant au pôle recherche
- Suit les inscriptions dans Azur colloque
- Saisit les tickets de recettes DI
Trois mois après le colloque, le gestionnaire de l’Unité
- Transmet le rapport scientifique
- Valide le bilan des recettes établi par le pôle recherche
Cinq mois après le colloque, le gestionnaire de l’Unité
Valide le bilan financier établi par le pôle recherche qui sera adressé aux financeurs.
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Documents de référence
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Procédure « Montage et gestion des colloques organisés par une Unité labellisée et gérés par AMU » PR-DRV-601
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Gestion financière d’un colloque organisé par une structure de recherche MO-DAF-662
Kit colloque
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FO-DAJI-01 «Demande d’approbation des tarifs des frais d’inscription pour un colloque»
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FO-DCP-21 « Demande de qualification d’une Unité fonctionnelle »
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FO-AC-280 « Demande de création ou de modification de régie »
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FO-DAF-662 « Budget prévisionnel d’un colloque
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