Ce document a pour objectif de préciser de manière synthétique les rôles de chacun dans le processus des déplacements professionnels au sein d’AMU en distinguant:
- l’ordre de mission qui est l’étape en amont du déplacement
- l’état de frais qui est celle encadrant le retour de mission
Les déplacements professionnels des personnels de l’Université et des invités sont encadrés par des règles et des procédures précises.
Le terme de "mission" est couramment utilisé pour parler des déplacements professionnels.
Un ordre de mission (OM) est réalisé pour assurer la couverture juridique de l’agent.
Un état de frais (EF) est saisi pour assurer le remboursement des frais avancés par l’agent
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Prérequis
L'accès à NOTILUS
Avoir autorisé dans son profil SESAME la transmission de certaines de ses données personnelles => AU-DAF-313
Avoir un numéro Agent Fournisseur dans SIFAC
Les agents invités ne pourront pas se connecter à Notilus, leurs déplacements devront être préparés par un assistant (y compris la réservation de leur dossier voyage)
La réservation de prestations voyages
Avoir complété son profil dans Notilus (numéro de téléphone notamment)
Seuls les assistants de saisie peuvent réserver des réservations non remboursables (transport low cost et hôtel non annulable)
La validation des missions (OM et EF) dans NOTILUS
Les habilitations NOTILUS sont gérées par un responsable désigné au sein de chaque structure en charge de l’attribution des rôles principaux : assistant de saisie, valideur 1 et valideur budgétaire.
Deux valideurs sont obligatoires dans NOTILUS : les gestionnaires financiers (valideur 1) et les ordonnateurs (valideur budgétaire).
Les valideurs budgétaires désignés dans Notilus doivent disposer d’une délégation de signature.
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Process
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Avant le déplacement : Etablir l'ordre de mission
Le missionnaire ou l'assistant de saisie :
- Se connecte à Notilus
- Complète son profil (une seule fois)
- Saisit son ordre de mission sur Notilus
- Pré-réserve son dossier voyage (transport & hôtel)
Le valideur 1:
- Contrôle le respect de la politique de déplacement et valide (ou rejette le cas échéant) l'ordre de mission
Le valideur budgétaire :
- Contrôle et valide (ou rejette le cas échéant) l'ordre de mission
Le missionnaire ou l'assistant de saisie :
- Récupère ses billets et son voucher
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Au retour de la mission : Etablir l'état de frais
Le missionnaire ou l'assistant de saisie :
- Valide les temps de la mission et établit l’état de frais en ajoutant ses justificatifs dans un délai de 3 semaines après le retour
Le valideur 1 :
- Contrôle le respect de la politique de déplacement et valide (ou rejette le cas échéant) l'état de frais
Le valideur budgétaire :
Contrôle et valide (ou rejette le cas échéant) l'état de frais
- Le missionnaire ou l'assistant de saisie archive les flux (OM et EF)
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Les interlocuteurs
Au sein de votre structure
En cas de difficultés, il convient de vous rapprocher des Assistants de saisie & Gestionnaires valideurs 1 désignés dans NOTILUS.
Le fonctionnaire Sécurité Défense (FSD)
Pour les missions à l’étranger, vous devez joinder dans NOTILUS, onglet complements de l’OM, le formulaire dûment complété et signé FO-FSD-003 “Autorisation d’absence à l’étranger” (AAE).
Pour les déplacements dans les pays considérés à risques, l’avis (validation ou rejet) du FSD est requis dans NOTILUS.
Service Universitaire de Médecine de Prévention des Personnels (SUMPP)
Pour obtenir les informations sur les risques sanitaires et les vaccins, il convient de vous rapprocher du Service inter- universitaire de médecine de prévention des personnels (SUMPP).
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Les points de vigilance
Ce qu'il faut faire
- Anticiper au maximum la préparation du déplacement
- Obtenir un ordre de mission validé afin d’être couvert juridiquement
- Vérifier que le déplacement d’un étudiant s’inscrit bien dans les cas prévus dans la note de la DAJI : AU-DAJI-1052
- S’informer des risques sanitaires et être vigilant pour les déplacements dans les pays à risque
- S’inscrire sur ARIANE et si besoin se rapprocher du service universitaire de médecine de prévention des personnels (SUMPP)
- Prendre connaissance de la politique de déplacement de l’établissement et des conditions de prises en charge réglementaires
- Utiliser obligatoirement le marché en vigueur pour la réservation des titres de transport et de l’hébergement.
- Enregistrer le véhicule personnel si nécessaire
Produire les justificatifs de dépense conformément aux règles de prise en charge
- Ce qu'il ne faut pas faire
- Enregistrer la mission à posteriori (après le départ effectif de l’agent).
- Partir en déplacement sans ordre de mission validé dans NOTILUS
- Se déplacer à l’étranger sans autorisation d’absence à l’étranger signée
