Le circuit du traitement des factures des FOURNISSEURS est entièrement dématérialisé. Il est géré par le pôle facturier (Agence comptable d’Aix-Marseille-Université) à partir de la réception des factures. Il est régi par un cadre réglementaire et opérationnel.
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Quel est le rôle du pôle facturier ?
Le pôle facturier est composé de 4 services représentant chacun un secteur : recettes, bâtiments (BAIM), recherche et hors recherche.
Votre interlocuteur est le service facturier recherche : il réceptionne les factures et les contrôle après rapprochement avec le bon de commande établi par le/la gestionnaire financier de votre structure. -
Quel est le circuit ?
- Chaque fournisseur - y compris hors de France et sans SIRET - dépose sa facture sur la plateforme de dématérialisation CHORUS PRO (voir liens utiles).
- Les factures sont intégrées directement dans le logiciel comptable SIFAC pour être contrôlées puis envoyées au paiement par le service facturier.
- L’opération de paiement en elle-même est effectuée par le pôle comptabilité. Ensuite, le délai bancaire peut prendre plusieurs jours avant que l’argent parvienne sur le compte du fournisseur.
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Questions pratiques
Grâce à la dématérialisation, le traitement est rapide si toutes les données sont complètes. Pour cela,chacun a un rôle :
- Le fournisseur doit mentionner le numéro de bon de commande à 2 endroits (SUR la facture et DANS le champ de saisie CHORUS PRO « REFERENCES / NUMERO D’ENGAGEMENT » (voir liens utiles).
- Le service qui passe commande et réceptionne les marchandises / prestations / travaux fournit au gestionnaire financier de sa structure la preuve de la livraison dès que celle-ci a eu lieu (bons de livraison, installation ou réception par exemple).
En cas de litige, il avise le fournisseur par écrit avec copie au gestionnaire financier. Il est important de conserver les échanges destinés à régulariser la livraison ; il s’agit de documents qui justifient le non-paiement d’une facture (=suspension du délai de paiement). - Le / la gestionnaire financier(ère) recueille ces documents et saisit dans SIFAC le service fait sans attendre la facture. Il / elle sera contacté(e) si besoin par le service facturier avec un workflow en cas d’écart entre le bon de commande et la facture. En cas de litige, il fournit la preuve de la suspension du délai de paiement.
- Quand les conditions sont remplies, le service facturier peut payer la facture.
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Liens utiles
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Documents de référence
- Article 41 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.
- Arrêté du 5 mai 2021 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis au titre III du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.
- Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prise en application de la loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises.
- Décret n° 2013-269 du 29 mars 2012 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique.
- Guide des procédures AMU : Agence comptable / Facturier.
