Règles de gestion des financements de l’unité (hors A*Midex)

Chaque unité reçoit une dotation annuelle d’établissement permettant d’assurer les dépenses courantes de fonctionnement liées aux activités de recherche de l’unité. Les crédits sont ouverts pour un exercice donné et ne créent aucun droit au titre du budget suivant, les crédits ne peuvent donc pas être reportés.

La dotation n’a pas vocation à financer des dépenses de masse salariale sauf très exceptionnellement en réponse à un aléa ponctuel (exemples : remplacement d’agent de laverie, d’animalier …). Le recrutement doit être de courte durée et est soumis à arbitrage du Vice-Président Recherche.

La prévision budgétaire de l’activité contractuelle recherche doit inclure la répartition par enveloppe (masse salariale, fonctionnement, investissement) et doit être sincère. 

Afin de satisfaire aux principes budgétaires et exigences de nos autorités de contrôle et d’améliorer le taux d’exécution de la recherche, une analyse approfondie des besoins doit être réalisée conjointement par le responsable scientifique et le RAD ou gestionnaire financier de l’unité au moment de la préparation du budget prévisionnel.

En prenant en charge la gestion d’un contrat de recherche, l’établissement s’engage à mettre à disposition la totalité du montant du projet pendant sa durée, au travers des besoins prévisionnels de dépenses exprimés par les unités au moment des temps budgétaires.

Les prévisions s’expriment en autorisations d’engagement (AE) pour les dépenses et en prévisions d’encaissement (RE) pour les recettes

Les unités transmettent leurs prévisions au pôle recherche :

• Principalement au travers des besoins exprimés dans le budget initial (BI), traduisant un besoin de dépenses annuel sincère et précis, ventilé par enveloppe (fonctionnement, investissement et masse salariale).
• Le budget rectificatif (BR) permet d’exprimer une variation des prévisions (à la hausse ou à la baisse) par rapport au budget initial. Seules les variations significatives seront exprimées dans le BR.
• Point de vigilance : Le BR n’est pas un ajustement par rapport aux crédits ouverts mais permet de reprogrammer ou redéployer des besoins exprimés dans le BI.

Les crédits des contrats en cours inscrits au BI sont ouverts dès le début de l’exercice.

Les crédits des futurs contrats (non certains, démarrage prévisionnel en cours d’exercice et inscrits au BI), seront ouverts par le gestionnaire du pôle recherche de la DAF dès la prise en charge de la convention et création de l’éOTP. L’ouverture se fera selon la prévision annuelle par enveloppe complétée par le responsable scientifique du projet sur le formulaire FO-DAF-651 fiche d’identité. Point de vigilance : Pour l’enveloppe de masse salariale, afin d’en améliorer le taux d’exécution, les ouvertures ne seront réalisées qu’au fur et à mesure de la réception par la DAF des fiches de recrutements validées. Le montant ouvert correspondra au coût annuel chargé du recrutement.

Pour répondre à des besoins imprévus ou aléas en cours d’exercice, des ouvertures complémentaires ou virements de masses pourront éventuellement être réalisés par le gestionnaire dédié du pôle recherche de la DAF sur demande formulée par ticket sur l’ENT : 
SIFAC Helpdesk  >> DAF Recherche >> Virements

L’unité de recherche est libre de choisir le rythme de consommation des crédits pendant toute la durée de la convention, et sans autre limitation que le montant total du contrat (dans le respect des dépenses éligibles du financeur). Ce cadencement des dépenses se traduit par les besoins annuels de dépenses exprimés lors de chaque budget.

Les crédits ouverts au titre d’un contrat, d’un colloque, pourront être consommés (engagement) jusqu’aux dates suivantes : 

• Pour les contrats en cours à justifier jusqu’à la date limite d’autorisation des dépenses, soit jusqu’à 2 mois avant la fin du contrat (3 mois pour les financements de la Région). 
• Pour les contrats sans justification financière à produire, jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle de fin du contrat, soit le 31 décembre n+1. 
• Pour les IUF jusqu’à la date de fin de délégation
• Pour les colloques de fin d'année les engagements pourront être réalisés pendant le premier trimestre de l’exercice suivant.