Les achats des structures de recherche

Sur un plan déontologique et légal d’ensemble, les achats de l’Université doivent s’inscrire dans un principe de gestion rigoureuse et consciencieuse des deniers publics prenant en considération les efforts consentis par le contribuable. Ce principe invite à rechercher la meilleure performance économique des achats. La procédure d’achat diffère selon qu’il s’agisse d’achats de fournitures et services ou d’achats de travaux

Marchés transversaux

Ces marchés de fonctionnement général (matériels informatiques, déplacements …) ou liés à une activité scientifique (instrumentation scientifique, modèles de recherche, consommables de laboratoire…) sont adaptés à l’ensemble des structures et pour certains sont communs avec les principaux EPST. Le recours aux titulaires constitue une obligation pour toutes les structures de l’Université, excepté dans le domaine scientifique lorsqu’une dérogation est accordée pour respecter les conditions d’un protocole de recherche en cours, par exemple. La liste des marchés transversaux et mutualisés en vigueur est disponible sur le site de la Direction de la Commande Publique. Les bons de commande SIFAC doivent impérativement faire référence au marché concerné.

Marchés dédiés à l’activité spécifique  de la structure de recherche

Des Unités distinctes opérationnelles sont définies en termes d’achat public à Aix-Marseille Université. Il s’agit des structures désignées en qualité d’Unités de recherche / Equipes d’accueil / Fédérations. Cette désignation permet à chaque structure de bénéficier d’un niveau d’appréciation propre des besoins, indépendamment de celui de l’Université. Cependant, ce niveau n’est applicable qu’aux groupes de marchandise de NACRES suivants : G, H, J, K, L, M, N, O, P, Q, S, T, U, V, W. Dans ce cas, les procédures d’achats sont mises en place en fonction de l’estimation du montant d’achat annuel de l’Unité par code, quels que soient l’origine des financements, le nombre de bons de commande et de fournisseurs.
Les seuils ci-dessous devront être respectés : 

Montant annuel inférieur à 40 K € HT

Pour tout achat simple, ponctuel, de faible montant relevant de ces familles, la mise en concurrence n’est pas obligatoire. Cette mesure permet de ne pas faire peser sur ces marchés publics le formalisme des procédures en place, coûteux en temps et en moyens, eu égard aux faibles montants et enjeux. L’acheteur n’est soumis qu’à l’obligation de bon sens : 

• Choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin ;
• Respecter le principe de bonne utilisation des deniers publics ;
• Ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin ;
• Respecter les principes de transparence et d’égalité de traitement

Montant annuel compris entre 25 K € HT et 138 999 € HT 

Ces marchés publics sont conclus par écrit et font l’objet d’une procédure adaptée. Le référent technique de l’Unité doit contacter le référent marché de son campus afin de mettre en place la procédure adéquate. L’utilisation du logiciel PUMA est obligatoire.

À partir de 139 000 € HT

Ces marchés publics sont conclus par écrit et font l’objet d’une procédure formalisée. Le référent technique de l’Unité doit contacter le référent marché de son campus afin de mettre en place la procédure. La publication d’un avis d’appel à concurrence sur le journal officiel est obligatoire. En cas d’acquisition d’équipements lourds nécessitant des travaux préalables d’aménagement des locaux, le référent de la DEPIL campus doit obligatoirement être saisi.

Certaines procédures ne sont pas liées à un montant mais à d’autres conditions de recours (marché négocié avec un fournisseur pour des raisons d’exclusivité notamment). Le référent technique de l’Unité devra contacter le référent marché de son campus afin de mettre en place la procédure.
 

Les marchés de rénovation ou réhabilitation ne peuvent pas être réalisés directement par le Directeur de l’Unité. Le référent de la DEPIL doit obligatoirement être saisi du projet. Cependant, certains travaux courants peuvent être réalisés par les titulaires des marchés à bons de commandes en vigueur. 
La liste de ces marchés et la nature des travaux courants sont listés dans la procédure PR-DCP-01

Certaines procédures de passation de marchés publics peuvent prendre quelques mois (2 à 3 pour un appel d’offres). Afin d’anticiper ces délais et de planifier les procédures sur l’année, la Direction de la Commande Publique adresse aux structures chaque année en septembre un tableau de planification des achats.   

AMU

Un référent marchés publics est présent sur chaque campus. Il vous conseillera et vous aidera en matière de passation et exécution des marchés propres à l’Unité, ou de marchés mutualisés (besoin commun avec une autre structure)...

Unité 

Pour chaque achat, un référent technique, acheteur compétent en matière de définition du besoin, de rédaction de cahier des charges techniques et d’estimation financière, doit être désigné au sein de l’Unité en fonction de la nature de l’achat. Il sera l’interlocuteur privilégié du référent marchés publics de l’Université, dans le cadre de la mise en place d’une procédure, et également du fournisseur ou titulaire de marchés.