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Fiche mise à jour le lun 31/05/2021 - 09:42

Les Unités de recherche peuvent accueillir des étudiants en stage. L’accueil de stagiaires est strictement encadré. Il impose le respect d’un certain nombre d’obligations et la signature d’une convention de stage préalable à l’accueil de l’étudiant.

  • Quelles sont les démarches préalables à l’établissement de la convention de stage pour l’accueil d’un stagiaire ?

    • Pour les étudiants AMU en stage dans l’Unité, la convention doit être saisie dans IPRO, l’outil de gestion des conventions de stage en ligne d’AMU.

      La fiche FO-SUIO-02 permet de collecter les informations avant cette saisie (elle est disponible en français et en anglais).

    • Pour les étudiants hors AMU en stage dans l’Unité, il est possible d’utiliser soit :

      • la convention de stage type AMU entrant 
      • la convention de stage fourni par l’établissement d’enseignement de l’étudiant.
    • Pour les étudiants en programme d’échange, l’Unité doit saisir la Direction des Relations Internationales (DRI) ou le Service des Relations Internationales (SRI) de Campus le plus tôt possible. L’accueil en stage d’un étudiant hors union européenne nécessite des démarches préalables d’obtention de visa : 

      • visa de court séjour pour les stages de moins de 3 mois ;
      • visa de long séjour mention stagiaire pour les stages de plus de 3 mois avec validation de la convention de stage par la DIRECCTE au moins 2 mois avant le début du stage.
         
    • Pour les étudiants en situation de handicap
      Le fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) peut intervenir dans la prise en charge de la gratification versée aux étudiants en situation de handicap, lorsque ces derniers font l’objet d’une convention signée avec AMU. En amont de la rédaction de la convention, l’Unité doit saisir la cellule handicap des personnels pour s’informer des possibilités et des modalités de prise en charge et d’accompagnement. 
      Contact : drh-gpeec-handicap@univ-amu.fr

    Si le stage s’effectue dans une Unité en ZRR (zone à régime restrictif), le Directeur d’Unité doit saisir le Fonctionnaire de Sécurité de Défense (FSD) d’AMU. L’accueil dans une Unité en ZRR est soumis à autorisation interministérielle. La demande doit être faite en amont de la demande de convention de stage par le responsable de la ZRR (Directeur d’Unité en général). Elle est transmise au FSD chargé de l’adresser ensuite au Ministère (2 mois de délais demandé par le Ministère).

    Si le stage est financé par la Fondation A*Midex, une convention spécifique est également à remplir et à annexer en tant qu’avenant sur IPRO (pour les étudiants AMU).

    Prévoir la gratification : elle est obligatoire si la durée du stage est supérieure à 2 mois, soit à partir de la 309e heure de présence effective.

    Le Directeur d’Unité peut décider de la prise en charge d’autres frais (attribution de jours de congés, frais de transports et de mission). La durée (en nombre d’heures de présence effective) et le montant de la gratification correspondante peuvent être calculées à l’aide du simulateur : 

  • Comment établir la convention de stage ?

    Le stage ne peut pas débuter avant la signature de la convention de stage (voir points de vigilance).

    Le Directeur d’Unité signe la convention de stage conformément à l’arrêté de délégation de signature du Président de l’Université au Directeur d’Unité en complétant, comme suit

    - Au niveau de l’en-tête de l’organisme d’accueil

    • Nom : Aix-Marseille Université (AMU) suivi du nom de l’Unité
    • Représentée par le Président Eric Berton et par délégation par – NOM Prénom du Directeur d’Unité signataire de la convention.

    - Au niveau des signatures
    Pour AMU,
    Pour le Président
    Et par délégation (le délégataire signe)

    Si la convention de stage est fournie par un établissement étranger, l’Unité doit saisir la DEVE pour validation de la convention de stage sur l’adresse dédiée :  deve-stage@univ-amu.fr 

    Pour toute question réglementaire, la DEVE peut accompagner l’Unité dans ses démarches.

  • Comment suivre la bonne réalisation du stage ?

    • Pour toute difficulté pédagogique avec le stagiaire, le tuteur au sein de l’Unité doit rapidement contacter l’enseignant référent (nom et coordonnées indiqués dans la convention) et échanger par écrit pour assurer la sécurisation juridique d’AMU.
       
    • Versement mensuel de la gratification et remboursement des frais via SIFAC :  L’Unité transmet au Service facturier de l’Agence Comptable le relevé des heures de présence effectives du stagiaire en appui à la convention de stage. La liste des pièces justificatives à fournir au comptable se trouve dans la procédure  AU-AC-120 :
      - pour la gratification en page 10, par. 2.3.2 - Autres dépenses de fonctionnement) 
      - pour le remboursement des frais en page 7, par. 2.1.1.
       
    • Attestation de stage : l’Unité délivre l’attestation de stage à la fin du stage.
  • Points de vigilance

    Les points de vigilance de la convention de stage sont listés sur la page intramu. Les principaux sont :

    Ce qu’il faut faire

    •   5 signataires obligatoires :
      - Représentant légal de l’Etablissement d’enseignement (le directeur de composante par délégation du président d’AMU) 
      - Représentant légal de l’organisme d’accueil (le directeur d’Unité par délégation du président d’AMU) 
      - Stagiaire
      - Tuteur universitaire (enseignant référent)
      - Tuteur de l’organisme d’accueil.
    • La durée du stage se calcule en heures de présence effective (hors week end et jours fériés). Les jours de congés gratifiés éventuellement accordés par l’organisme d’accueil sont comptabilisés dans la durée du stage.
    • Un organisme d’accueil ne peut pas dépasser la durée maximale de 6 mois par année d’enseignement (soit 924h de présence effective, sur la base d’une présence hebdomadaire de 35h)
    • La gratification est obligatoire à partir de 2 mois consécutifs ou non de présence effective en stage au cours d’une même année d’enseignement (soit dès la 309e heure) même si le stagiaire perçoit une bourse. La gratification est facultative en-dessous de ce seuil.  
    • La loi interdit aux organismes d’accueil publics de dépasser le taux de 15% du montant horaire de la sécurité sociale. Le taux est fixé par arrêté pour une année civile, le montant de la gratification peut donc être révisé au 1er janvier. Le montant de la gratification peut être calculé sur le simulateur.
    • La gratification du stage est prise en charge sur le budget de l’Unité de recherche. Si la direction de l’Unité autorise la prise en charge d’autres frais, il faut le prévoir dans la convention (jours de congés gratifiés, frais de transport et/ou missions le cas échéant).
    • La gratification n’est pas cumulable avec une rémunération versée par le même organisme d’accueil (ex. : contrat emploi étudiant)
    • Les activités confiées au stagiaire et les compétences à acquérir ou développer doivent être définies dans la convention de stage en concertation avec l’enseignant-référent ou le responsable de formation, au regard du cursus suivi.
    • L’accueil successif n’est permis qu’à la fin d’un délai de carence égal au tiers de la durée du premier stage, sauf en cas de rupture anticipée du stage à l’initiative du stagiaire
    • Pour assurer un bon encadrement, le nombre de stagiaires accueillis simultanément est limité à trois par tuteur.
    • La stagiaire doit toujours être en présence d’un salarié et ce pendant les heures d’ouverture de l’Université

    Ce qu’il ne faut pas faire

    • Débuter le stage avant la signature de la convention de stage.
    • Calculer la durée du stage en durée calendaire.
    • Prolonger la durée du stage sans limitation de durée.
    • Prendre un stagiaire sans gratification si la durée dépasse 2 mois.
    • Fixer un montant libre de gratification.
    • Verser la gratification si l’étudiant perçoit une rémunération de la part d’AMU.
    • Confier un poste correspondant à un emploi temporaire ou permanent.
    • Accueillir successivement sans interruption plusieurs stagiaires sur des activités identiques.
    • Encadrer plus de 3 stagiaires par tuteur.
    • Laisser le stagiaire seul ou lui confier des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.