Les Unités de recherche peuvent accueillir des étudiants en stage. L’accueil de stagiaires est strictement encadré. Il impose le respect d’un certain nombre d’obligations et la signature d’une convention de stage préalable à l’accueil de l’étudiant.
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Quelles sont les démarches préalables à l’établissement de la convention de stage pour l’accueil d’un stagiaire ?
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Pour les étudiants AMU
La convention doit être saisie dans l'outil de gestion des conventions de stage en ligne d’AMU.
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Pour les stages dont la gratification est financée par A*Midex, une convention spécifique est à utiliser (voir ci-dessous).
Précisions : La saisie dans IPRO doit être réalisée (pour traçabilité). Parallèlement le gestionnaire de stage dépose dans IPRO, en tant qu'annexe dans l'onglet "Avenant", la convention spécifique A*Midex dûment remplie et signée.
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Pour les étudiants hors AMU
Il est possible d’utiliser soit :
- la convention de stage type AMU entrant
- la convention de stage fourni par l’établissement d’enseignement de l’étudiant.
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Pour les stages dont la gratification est financée par A*Midex, une convention spécifique est à utiliser (voir ci-dessous).
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Pour les étudiants internationaux, des démarches préalables d'obtention de visa sont à effectuer selon la nationalité et la durée du séjour (voir lien ci-dessous).
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Pour les étudiants en situation de handicap
Le fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) peut intervenir dans la prise en charge de la gratification versée aux étudiants en situation de handicap, lorsque ces derniers font l’objet d’une convention signée avec AMU. En amont de la rédaction de la convention, l’Unité doit saisir la cellule handicap des personnels pour s’informer des possibilités et des modalités de prise en charge et d’accompagnement.
Contact : drh-gpeec-handicap@univ-amu.fr
A savoir
Si le stage s’effectue dans une Unité en ZRR (zone à régime restrictif), le Directeur d’Unité doit saisir le Fonctionnaire de Sécurité de Défense (FSD) d’AMU. L’accueil dans une Unité en ZRR est soumis à autorisation interministérielle. La demande doit être faite en amont de la demande de convention de stage par le responsable de la ZRR (Directeur d’Unité en général). Elle est transmise au FSD chargé de l’adresser ensuite au Ministère (2 mois de délais demandé par le Ministère).
Prévoir la gratification : elle est obligatoire si la durée du stage est supérieure à 2 mois, soit à partir de la 309e heure de présence effective.
Le Directeur d’Unité peut décider de la prise en charge d’autres frais (attribution de jours de congés, frais de transports et de mission). La durée (en nombre d’heures de présence effective) et le montant de la gratification correspondante peuvent être calculées à l’aide du simulateur :Sécurité Sociale
L’affiliation à un régime de sécurité sociale est obligatoire pour pouvoir effectuer un stage. Le rattachement doit être effectif au plus tard le 1er jour d’entrée en stage de l’étudiant. Si la plupart des étudiants français sont affiliés à un régime, il convient donc d’alerter les étudiants étrangers sur ce point et de les guider si nécessaire vers le site Ameli.fr pour qu’ils puissent effectuer les démarches requises suffisamment en amont de la date de début de stage. -
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Comment établir la convention de stage ?
Le stage ne peut pas débuter avant la signature de la convention de stage (voir points de vigilance).
Le Directeur d’Unité signe la convention de stage conformément à l’arrêté de délégation de signature du Président de l’Université au Directeur d’Unité en complétant, comme suit :
- Au niveau de l’en-tête de l’organisme d’accueil
- Nom : Aix-Marseille Université (AMU) suivi du nom de l’Unité
- Représentée par le Président Eric Berton et par délégation par – NOM Prénom du Directeur d’Unité signataire de la convention.
- Au niveau des signatures
Pour AMU,
Pour le Président
Et par délégation (le délégataire signe)Si la convention de stage est fournie par un établissement étranger, l’Unité doit saisir la Direction de la Formation pour validation de la convention de stage sur l’adresse dédiée : dirfor-stage@univ-amu.fr
Pour toute question réglementaire, la Direction de la Formation peut accompagner l’Unité dans ses démarches.
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Comment suivre la bonne réalisation du stage ?
- La Gratification :
La demande de paiement de la gratification est faite par le gestionnaire et transmise au Pôle facturier via un Ticket depuis son ENT : >> Agence comptable > Pôle facturier > Dépenses - Gratifications de stage
- Les frais de transport et de mission :
La demande de prise en charge partielle de frais de transport quotidien - soit la moitié de son abonnement (hebdomadaire/mensuel ou annuel) - est faite par le gestionnaire et transmise au Pôle facturier via le même Ticket que la gratification de stage (en ajoutant une ligne dans le bon de commande -BC-) : >> Agence comptable > Pôle facturier > Dépenses - Gratifications de stage
La demande de prise en charge des frais d'une mission, effectuée dans le cadre d'un stage et prévue dans la convention, est faite par le gestionnaire et transmise au Pôle facturier de l'Agence comptable via un Ticket : >> Agence comptable > Pôle facturier > Dépenses > Missions - Etats liquidatifs > Mission - Recherche - Gratifications de stage
- Attestation de stage : l’Unité délivre l’attestation de stage à la fin du stage (version française) ou l'Internship certificate (version anglaise)
- Pour toute difficulté pédagogique avec le stagiaire, le tuteur au sein de l’Unité doit rapidement contacter l’enseignant référent (nom et coordonnées indiqués dans la convention) et échanger par écrit pour assurer la sécurisation juridique d’AMU.
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Points de vigilance
Les points de vigilance de la convention de stage sont listés sur la page intramu. Les principaux sont :
Ce qu’il faut faire
- 5 signataires obligatoires :
- Représentant légal de l’Etablissement d’enseignement (le directeur de composante par délégation du président d’AMU)
- Représentant légal de l’organisme d’accueil (le directeur d’Unité par délégation du président d’AMU)
- Stagiaire
- Tuteur universitaire (enseignant référent)
- Tuteur de l’organisme d’accueil. - La durée du stage se calcule en heures de présence effective (hors week end et jours fériés). Les jours de congés gratifiés éventuellement accordés par l’organisme d’accueil sont comptabilisés dans la durée du stage.
- Un organisme d’accueil ne peut pas dépasser la durée maximale de 6 mois par année d’enseignement (soit 924h de présence effective, sur la base d’une présence hebdomadaire de 35h)
- La gratification est obligatoire à partir de 2 mois consécutifs ou non de présence effective en stage au cours d’une même année d’enseignement (soit dès la 309e heure) même si le stagiaire perçoit une bourse. La gratification est facultative en-dessous de ce seuil.
- La loi interdit aux organismes d’accueil publics de dépasser le taux de 15% du montant horaire de la sécurité sociale. Le taux est fixé par arrêté pour une année civile, le montant de la gratification peut donc être révisé au 1er janvier. Le montant de la gratification peut être calculé sur le simulateur.
- La gratification du stage est prise en charge sur le budget de l’Unité de recherche. Si la direction de l’Unité autorise la prise en charge d’autres frais, il faut le prévoir dans la convention (jours de congés gratifiés, frais de transport et/ou missions le cas échéant).
- La gratification n’est pas cumulable avec une rémunération versée par le même organisme d’accueil (ex. : contrat emploi étudiant)
- Les activités confiées au stagiaire et les compétences à acquérir ou développer doivent être définies dans la convention de stage en concertation avec l’enseignant-référent ou le responsable de formation, au regard du cursus suivi.
- L’accueil successif n’est permis qu’à la fin d’un délai de carence égal au tiers de la durée du premier stage, sauf en cas de rupture anticipée du stage à l’initiative du stagiaire
- Pour assurer un bon encadrement, le nombre de stagiaires accueillis simultanément est limité à trois par tuteur.
- La stagiaire doit toujours être en présence d’un salarié et ce pendant les heures d’ouverture de l’Université
Ce qu’il ne faut pas faire
- Débuter le stage avant la signature de la convention de stage.
- Calculer la durée du stage en durée calendaire.
- Prolonger la durée du stage sans limitation de durée.
- Prendre un stagiaire sans gratification si la durée dépasse 2 mois.
- Fixer un montant libre de gratification.
- Verser la gratification si l’étudiant perçoit une rémunération de la part d’AMU.
- Confier un poste correspondant à un emploi temporaire ou permanent.
- Accueillir successivement sans interruption plusieurs stagiaires sur des activités identiques.
- Encadrer plus de 3 stagiaires par tuteur.
- Laisser le stagiaire seul ou lui confier des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
- 5 signataires obligatoires :
